paperless - Wir leben papierlos

Warum?

Aus Gründen des Umweltschutzes versuchen wir möglichst sparsam mit Papier umzugehen. Aber auch zur Erhöhung der Effizienz verzichten wir möglichst auf Papier und arbeiten lieber digital. Auf dieser Seite listen wir daher einige Punkte auf, welche die papierlose Zusammenarbeit erleichtern.

Unsere Rechnungen

Wir versenden unsere Rechnungen generell auf dem elektronischen Weg per E-Mail. Nur auf ausdrücklichen Wunsch stellen wir Rechnungen auf dem Postweg zu. Rechtlich gibt es hier übrigens keinen Unterschied, denn falls Sie eine Rechnung auf Papier wünschen, senden wir die Rechnung digital an eine Druckerei in Ihrem Land, welche dann die Rechnung ausdruckt, verpackt und an Sie versendet.

Ihre Rechnungen

Gerne können Sie uns Ihre Rechnungen per E-Mail direkt Ihrer Kontaktperson zukommen lassen. Achten Sie darauf, dass

  • die Rechnung im PDF Format ist
  • die PDF Datei nicht verschlüsselt ist

Dadurch können wir die Rechnungen effizienter bearbeiten und bezahlen. Besten Dank!

Unterschriften

Bei vielen Dokumenten (z.B. Verträge) ist eine Unterschrift notwendig, wobei diese Unterlagen nicht auf Papier aufbewahrt werden müssen. Viel Einfacher ist es, diese nur noch digital aufzubewahren, und besser als eine Unterschrift auf Papier, das man dann wieder einscannen muss, ist es, das Dokument gleich digital zu signieren. Dafür gibt es verschiedene Softwareanbieter und auch einfach online-Tools, wie beispielsweise Skribble.com (ein Schweizer Unternehmen). Wir unterzeichnen unsere Unterlagen nun jeweils mit Skribble. Werden pro Monat maximal zwei Dokumente unterzeichnet, ist die Nutzung kostenlos. Folgende Unterschrifttypen stehen zur Verfügung:

  • EES (Einnfache elektronische Signatur), mit welcher man mit einem Klick unterzeichnen kann. Hier kann man feststellen, dass eine Person, welche Zugriff auf das E-Mai-Konto hatte, mit der entsprechenden Mail-Adresse unterschrieben hat.
  • FES (Fortgeschrittene elektronische Signatur), mit welcher man zusätzlich mittels SMS-Code die Signatur bestätigen muss (Ausnahmeregeln bei einigen Firmen).
  • QES (Qualifizierte elektronische Signatur), welche nur verwendet werden kann, wenn die Identität durch entsprechend befugte Personen überprüft und bestätigt wurde.

Für die meisten unserer Verträge verwenden wir die FES.

Probieren Sie es gleich auch aus, wenn Sie uns ein unterzeichnetes Dokument zukommen lassen möchten:

  1. Bei Skribble kostenlos registrieren.
  2. Die Beweiskraft auf FES erhöhen
  3. Datei hochladen und signieren.

Fertig! Das alles ohne auch nur ein Baltt Papier benötigt zu haben.